Bardzo często zdarza się, że podmioty oferujące usługi wirtualnego biura mają w swej ofercie również strefy coworkingowe, wynajem sal konferencyjnych na godziny czy powierzchnie
w ramach biur serwisowanych. W niedalekiej przyszłości wszystkie procesy związane z obsługą tych form najmu będą zarządzane w ramach jednego oprogramowania.

-  Za nami bardzo udany rok. Liczba wirtualnych najemców obsługiwanych przez wirtualne biura w ramach DESKTOMY wzrosła z 3,5 do ponad 6 tysięcy. Rosnące koszty prowadzenia działalności oraz utrzymująca się niepewność związana z pandemią wyraźnie pokazują wzrost popularności również innych, do tej pory niszowych form korzystania z przestrzeni biurowych. Dlatego najbliższe miesiące oznaczać dla nas będą intensywne prace nad funkcjonalnościami coworkingu oraz wynajmu sal konferencyjnych – komentuje Kacper Kozioł, Desktomy Product Owner.

Ambicją twórców platformy z firmy MBT Media było zamknięcie w swych funkcjonalnościach całości procesów obsługi klienta. Oznacza to automatyzację pracy wirtualnego biura od obsługi zainteresowanego klienta (formularz rejestracji), po przygotowanie umów we wbudowanym generatorze, bieżącą obsługę poczty, komunikację, aż po fakturowanie zrealizowanych usług. Jak podkreślają twórcy, było to możliwe dzięki całkowitemu otwarciu organizacji na komunikację z użytkownikami.

- W ramach kolejnych aktualizacji, w ubiegłym roku dokonaliśmy 27 innowacji
oraz wzbogacenia o nowe funkcje. We wszystkich tych przypadkach opracowywanie nowych rozwiązań odbywało się w oparciu o opinie naszych użytkowników. Dzięki ich zaangażowaniu zoptymalizowaliśmy komunikację mailową z najemcami, wprowadziliśmy kolejne wersje językowe czy znacząco poszerzyliśmy funkcjonalność generowania i obiegu dokumentów księgowych.  – podkreśla Tomasz Kacała, Prezes Zarządu MBT Media.

MBT Media to dostawca wielu aplikacji dedykowanych różnym obszarom prowadzenia biznesu. DESKTOMY było pierwszym rozwiązaniem stworzonym nie na zlecenie klienta,
a oferowanym samodzielnie w modelu chmurowym. Dobre przyjęcie tej platformy sprawiło, że w portfolio niebawem pojawi się drugie rozwiązanie wspierające proces masowego generowania oraz dystrybucji dokumentów, takich jak umowy, oferty, wezwania do zapłaty itp. Oprogramowanie będzie dostępne dla użytkowników także w modelu SaaS.

Jednak wśród największych wyzwań jakie dostrzegają eksperci MBT Media znalazły się kwestie technologiczne oraz związane z tym zagadnienia bezpieczeństwa. Wydajność oraz odczuwana prędkości funkcjonowania aplikacji stają się zawsze ważną kwestią, gdy w stosunkowo krótkim czasie dochodzi do podwojenia liczby użytkowników oprogramowania chmurowego. Nie mniej istotne wydają się być kwestie finansowe – wzrost popularności to realne obciążenia dla infrastruktury oraz rozbudowa zaplecza. Jak zapewniają przedstawiciele firmy, nie wpłynie to w najbliższym czasie na ceny oraz model, w jakim oprogramowanie jest oferowane.

- Nasi przyszli klienci mogą mieć pewność, że otrzymają darmowy pakiet z dostępem
do wszystkich funkcji, jak obsługa korespondencji, kartoteka klientów, potwierdzenie odbioru korespondencji, automatyczne powiadomienia do klientów, kalendarz rezerwacji sal konferencyjnych, baza faktur, panel klienta, wiadomości wewnętrzne i zarządzanie użytkownikami. I – jeśli nie przekroczą liczby 5 zarejestrowanych w systemie „najemców” – będą korzystać z Desktomy bezpłatnie przez cały czas – zapewnia Kacper Kozioł.

W przypadku większej liczby obsługiwanych klientów, wirtualne biuro ma do wyboru 3 pakiety: Standard, Extensive i NoLimits. We wszystkich tych przypadkach zapewniamy nielimitowaną ilość miejsca na serwerze, certyfikat SSL i aktualizację gratis. W przypadku pakietu Extensive dodatkowym udogodnieniem, oczywiście oprócz możliwości obsługi większej liczby klientów (do 200), jest własna domena.

------------------------

Desktomy to platforma wspierająca zarządzanie wirtualnym biurem. To innowacyjne rozwiązanie pozwala on-line koordynować obsługę klientów biura, w takich obszarach jak: obsługa kancelarii
czy wirtualnego sekretariatu, rezerwacja sal konferencyjnych czy przestrzeni coworkingowej, bieżąca komunikacja oraz zarządzanie rozliczeniami. Z Desktomy korzysta obecnie 50 wirtualnych biur, obsługujących łącznie ponad 6 tysięcy klientów.